Doküman Yönetimi
Prosedür, talimat, form ve politikaların revizyon kontrolü, sıralı onay, okuma onayı, periyodik gözden geçirme ve arşiv. ISO yönetim sistemlerinin dokümante bilgi kontrolüne uygun yapı.
Doküman Yönetim Sistemi, yönetim sisteminizin bütün dokümanlarını tek merkezde tutar: prosedür, talimat, form, spesifikasyon, politika, plan, kılavuz ve rapor. Her dokümanda kod, başlık, tür, sahip ve revizyon numarası bulunur. Yayında her zaman tek geçerli revizyon vardır; eski revizyonlar silinmez, arşivde erişilebilir kalır.
Yaşam Döngüsü
- Taslak: Hazırlayan revizyonu değişiklik notuyla açar, dosyayı (PDF, Word, Excel) ekler
- Kontrol: İlgili birimler inceler, görüş ve düzeltme işlenir
- Onay: Tanımlı onay zinciri sırayla onaylar
- Yayın: Yeni revizyon yürürlüğe girer, ilgililere bildirim gider
- Geçersiz ve Arşiv: Önceki revizyon geçersiz kılınır ve arşive alınır
Onay ve Okuma Onayı
Hazırlayan, kontrol eden ve onaylayan zinciri firmanıza göre süreç editöründe kurulur. Onay bekleyen doküman ilgili kişinin bekleyen işler listesine ve telefonuna düşer; süre aşımında hatırlatılır. Yayından sonra dokümanın ilgili olduğu personele okuma görevi atanır; kim okudu, kim okumadı listede görünür.
Periyodik Gözden Geçirme
Her doküman için gözden geçirme tarihi tanımlanır. Tarihi yaklaşan ve geçen dokümanlar uyarı listesine düşer; gözden geçirme yeni revizyon gerektirmiyorsa tarih ileri alınır ve kayda geçer.
Akış
Revizyondan Denetime
Bir dokümanın kontrollü yolu.
-
Doküman Yönetimi Revizyon Taslağı Değişiklik notuyla açılır.
-
İlgili Birimler Kontrol Görüş ve düzeltme işlenir.
- Süreç Editörü Onay ve Yayın Zincir sırayla onaylar.
-
Doküman Yönetimi Eski Revizyon Geçersiz kılınır, arşivde kalır.
-
Personel Okuma Onayı Kim okudu, kim okumadı.
- Kalite Denetime Hazır Yürürlükteki liste ve geçmiş.
Bağlantılar
Bağlantılı Modüller
Doküman Yönetimi hangi modülden veri alır, hangisine veri verir. Kayıtlar aynı veritabanında olduğu için hiçbir veri ikinci kez girilmez.
Veri aldığı modüller
Süreç Editörü Onay zinciri ve hatırlatma İnsan Kaynakları Birimler, görev tanımları ve personelSorular
Sıkça Sorulan Sorular
Yayında aynı dokümanın iki revizyonu olabilir mi?
Hayır. Yeni revizyon yayına alındığında önceki revizyon geçersiz kılınır ve arşive taşınır. Yayında her zaman tek geçerli revizyon bulunur.
Denetçi eski bir revizyonu görmek isterse?
Arşivden açılır. Her revizyonun dosyası, değişiklik notu, kontrol eden ve onaylayan kişiler tarihleriyle birlikte saklanır.
Okuma onayı ne işe yarar?
Yeni revizyonun ilgili personele ulaştığını kanıtlar. Görev atanan her kişi dokümanı açıp onaylar; okumayanlar listede ayrı görünür.
Mevcut dokümanlarımızı nasıl aktarırız?
PDF, Word ve Excel dosyalarınız kod, tür ve sahip bilgisiyle aktarılır; onay zinciriniz birlikte tanımlanır. Kapsam önce ihtiyaç analiziyle belirlenir.