Gelen Fatura Onayı
Entegratöre düşen e-faturanın sipariş ve irsaliyeyle eşleşmesi, masraf merkezi ataması, firmanıza göre kurulan onay zinciri, ret ve muhasebeye aktarım.
Gelen Fatura Onayı, e-Fatura entegratörünüz ile muhasebe programınızın arasında durur. Entegratöre düşen fatura otomatik olarak Gelen Faturalar ekranına gelir; muhasebeye doğrudan geçmez. Satırlar kontrol edilir, masraf merkezleri atanır, fatura firmanızın onay zincirinden geçer ve bütün şartlar sağlandığında muhasebe programınıza aktarılır. Vimoxo ERP kullanmıyorsanız da tek başına çalışır.
Sipariş ve İrsaliye Eşlemesi
Fatura satırları satınalma siparişi ve irsaliyeyle karşılaştırılır. Faturalanmamış irsaliye satırı varsa fatura ona bağlanır; miktar ya da fiyat farkı olan satır işaretlenir ve onaylayan kişi farkı fatura ekranında görür. Siparişe bağlı olmayan faturalar (enerji, kira, danışmanlık gibi) stok ya da masraf satırı olarak eşlenir.
Masraf Merkezi
Her satıra masraf merkezi atanır; bir satır birden çok merkeze dağıtılabilir. Satırların hepsi dağıtılmadan fatura onaya gönderilemez ve muhasebe kaydı açılmaz. Muhasebe kontrolünü bitirdiğinde Onaya Gönder ile fatura onay zincirine girer.
Onay Zinciri
Aşamalar, tutar sınırları ve onaylayanlar firmanıza göre süreç editöründe kod yazmadan kurulur: belirli tutarın üstü genel müdüre çıkabilir, her masraf türünün kendi onaylayanı olabilir. Onaylayan bildirimi telefonda alır, faturanın görüntüsünü ve eşleşme farklarını görür, gerekçesiyle onaylar ya da reddeder. Bekleyen onay hatırlatılır; her karar tarih ve kullanıcıyla kaydedilir. Kural değiştiğinde yeni gelen faturalar yeni kuralla ilerler.
Akış
e-Faturadan Ödemeye
Bir gelen faturanın yolu. Aşamaların sayısı ve sırası firmanıza göre kurulur; aşağıdaki örnek tutar sınırı olan bir zincirdir.
-
Entegratör e-Fatura Düşer Görüntüsüyle birlikte ekrana gelir.
- Satınalma Eşleme Sipariş ve irsaliyeyle, fark işaretlenir.
-
Gelen Fatura Onayı Muhasebe Kontrolü Masraf merkezi, Onaya Gönder.
- Mobil Bölüm Onayı Telefondan, gerekçeyle.
-
Gelen Fatura Onayı Üst Onay Tutar sınırının üstündeyse.
-
Muhasebe Muhasebeye Aktarım Alış faturası fişi oluşur.
- Finans Ödeme Emri Vadesinde banka talimatı.
Bağlantılar
Bağlantılı Modüller
Gelen Fatura Onayı hangi modülden veri alır, hangisine veri verir. Kayıtlar aynı veritabanında olduğu için hiçbir veri ikinci kez girilmez.
Veri aldığı modüller
Veri verdiği modüller
Sorular
Sıkça Sorulan Sorular
Onaylanmamış bir fatura muhasebeye geçebilir mi?
Hayır. Masraf merkezleri tamamlanmadan ve onay zinciri bitmeden muhasebe kaydı açılmaz. Son onay verildiğinde fatura muhasebe programınıza aktarılır.
Hatalı faturayı nasıl reddederim?
Fatura ekranında ya da telefonda Reddet ile gerekçeyi yazarsınız. Ret kararı, tarihi ve kullanıcısıyla kaydedilir; fatura muhasebeye geçmez.
Onay kurallarımız değişirse ne olur?
Kurallar süreç editöründe güncellenir. Yeni gelen faturalar yeni kuralla ilerler; zincirde bekleyen faturalar başladıkları kuralla devam eder.
Vimoxo ERP kullanmadan çalışır mı?
Evet. Entegratörünüz ile mevcut muhasebe programınız arasına girer. ERP varsa satırlar sipariş ve irsaliyeyle de eşlenir.